RGPD, le coup de pouce à l’utilisation d’outils digitaux dans le recrutement

La mise en conformité avec le RGPD – Règlement européen sur la protection des données à caractère personnel – à inciter les entreprises à adopter des outils digitaux permettant de regrouper et partager en toute sécurité les données personnelles des candidats. L’activité recrutement a accéléré sa mue vers une gestion centralisée et mutualisée de la donnée candidat, notamment grâce aux solutions de type Applicant Tracking System (ATS).

 

Depuis mai 2018, les entreprises qui ne se conforment pas à la législation RGPD s’exposent à des pénalités et amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% de leur chiffre d’affaires mondial.

Face à ce risque, les entreprises ont  dû reconsidérer leur traitement des données personnelles des candidats en termes de droit d’information, de regard et de modification.

Celles qui n’avaient pas encore digitalisé leur process recrutement, ont souvent pris conscience que cette contrainte nouvelle constituait une opportunité d’opter pour une solution digitale de type Applicant Tracking System (ATS).

 

L’ATS, une solution séduisante

Plutôt que d’essayer de mettre sur pied une usine à gaz faite d’emails, de tableaux Excel, de CV, lettres de motivations et autres notes, bon nombre d’entreprises se sont dotées d’un ATS.  En solutions SaaS, l’ATS est accessible au moyen d’une simple connexion internet, il n’engendre pas de coût lié aux serveurs et à l’hébergement et l’entreprise n’a pas besoin de service informatique pour gérer l’outil.

La démarche conduit inévitablement à mettre de l’ordre dans le processus de recrutement. Elle permet de gagner un temps précieux en automatisant les premières étapes du recrutement, avec par exemple la multidiffusion des offres, et de disposer d’une vue d’ensemble des candidats pour ne sélectionner que les meilleurs. C’est aussi le moyen de standardiser le système d’embauche ce qui dispense aux équipes de le réinventer lors de chaque recrutement et de construire un vivier de candidats de qualité dans lequel elles peuvent facilement piocher. Enfin, l’ATS fournit des renseignements précieux concernant l’efficacité de chaque canal de diffusion d’offres : l’entreprise identifiera aisément où et comment trouver les meilleurs talents pour chaque type de poste.

Si la solution facilite le respect du RGPD, elle permet donc aussi un gain de temps et d’argent.

 

L’ATS favorise le partage

Grâce à un ATS, partager est devenu aussi simple qu’un clic. On peut facilement demander un avis ou une approbation sur une candidature. Fini les emails qui se perdent dans la masse ou les échanges de clés USB, parce que «le CV était trop gros pour être envoyé par mail» ! Collaborer sur le recrutement est devenu un jeu d’enfant. Un collaborateur est chargé de sélectionner les CV ? Un autre de conduire les entretiens téléphoniques ? Il y a deux entretiens physiques différents menés par deux personnes dans l’entreprise ? Un membre de l’équipe est chargé de vérifier les références ? Tous peuvent travailler ensemble sur le recrutement, en inscrivant leurs notes dans l’ATS et en documentant ainsi chaque candidature.

Enfin, l’outil conduit  bien entendu les recruteurs à partager entre eux le vivier de candidats, de la même manière qu’une force commerciale partage les contacts clients et prospects dans un  CRM (Customer Relationship Management). De quoi contribuer à promouvoir l’esprit d’équipe au sein de l’entreprise.

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